Il existe deux types d'alertes dans RH Suite :
- Les alertes automatiques, envoyées du logiciel en fonction des critères définis;
- Les alertes paramétrables, qui le sont via l'interface : Paramètres > Alertes
Alertes automatiques :
Les alertes automatiques sont calculées par le système et passent chaque nuit. Elles sont disponibles dans le Dashboard de chaque manager et accompagnées par l'envoi d'un email.
Les alertes automatiques sont destinées au supérieur hiérarchique du collaborateur. Pour ce type d'alertes il existe certaines spécificités de fonctionnement :
- Si le collaborateur n'a pas de supérieur hiérarchique configuré, ce sont les managers paramétrés (via les alertes paramétrables) pour recevoir ce type d'alerte qui deviennent les destinataires.
- Si le supérieur hiérarchique n'a jamais configuré ses alertes, alors il recevra les mails de toutes les alertes hiérarchiques.
- Si le supérieur hiérarchique a configuré ne pas vouloir recevoir un certain type d'alerte hiérarchique, alors personne ne recevra cette alerte.
/!\ Important : si le supérieur hiérarchique à l'un des rôles suivants, les alertes hiérarchiques seront gérées comme des alertes paramétrables :
- Chef de service / Extra
- Chef de service / Extra moins
- Chef de service / Sans annulation présence
- Chef de service / Sans ressource
- Chef Service ss ressources Extra Masse
Les alertes automatiques (envoyées au responsable hiérarchique) sont les suivantes :
- Alerte de contrat à signer
⚠️ Cette alerte est plus spécifique que ses homologues, selon le type de contrat, son type d'alerte diffère :
- Pour les contrats Apprenti, CDD Saison, CDD, CDI et Pro : il s'agit d'une alerte paramétrable.
- Pour les autres types de contrat — notamment CDD Extra, Intérim, MAD et Stage — c'est une alerte automatique.
Elle apparait pour tous les contrats validés qui n'ont pas encore été signés.
Un mail est envoyé chaque jour jusqu'à la signature du contrat.
- Alerte de début de contrat
Cette alerte apparait pour les contrats actifs dont le début est dans 7 jours ou moins jusqu'à la date de début de contrat.
- Alerte fin de contrat
Cette alerte apparait pour les CDD et CDD Extra actifs dont la fin arrive dans 15 jours ou moins jusqu'à la date de fin de contrat.
Un mail est envoyé chaque jour jusqu'à la fin du contrat.
Alertes paramétrables :
Ces alertes seront à destination des utilisateurs qui ont été paramétrées dans Paramètres > Alertes
- Alerte de fin de période d'essai
Cette alerte apparait pour les contrats actifs dont la période d'essai est actuellement de 75% ou plus jusqu'à la date de début du contrat.
Un mail est envoyé au jour qui dépasse ces 75%
- Alerte de fin d'autorisation de travail
Cette alerte apparait pour les contrats actifs dont la date d'autorisation de travail expire dans 15 jours ou moins.
Un mail est envoyé chaque jour jusqu'à et après la fin de la date d'autorisation de travail tant que le contrat est actif ou que la date d'autorisation de travail est modifiée.
- Alerte de visite médicale
Cette alerte apparait pour les contrats actifs dont la période d'essai est actuellement de 75% ou plus et que le collaborateur n'a pas de visite médicale de programmé.
Aucun mail n'est envoyé.
- Alerte de rappel de visite médicale
apparait pour les contrats actifs dont le collaborateur n'a pas de visite médicale de programmé dans un délai de :
- 5 mois pour les veilleurs de nuit
- 23 mois pour les autres
Aucun mail n'est envoyé.