La création d’un contrat de travail se fait sur une ressource existante (et validée par le manager si le collaborateur s’est inscrit via invitation).
Créer un contrat de travail
La création d'un contrat de travail peut se faire en trois endroits :
- Depuis les raccourcis :
- Depuis l'onglet Ressources, dans l'aperçu des fiches ressource en cliquant sur le bouton Actions :
- Depuis l'onglet Contrats > Liste, en cliquant sur le bouton Créer un contrat
- La création du contrat se déroule en quatre étapes
- Les champs mentionnés par une "*" sont obligatoires
Etape 1 :
Sélectionnez la nature et le type de contrat souhaité parmi les choix des menus déroulants.
Etape 2 :
Sélectionnez un service, une fonction et son niveau (les Niveaux/échelons/catégories de postes, sont définis selon les minimas sociaux de votre convention collective). Activer la définition de fonction à joindre, si vous souhaitez lier une fiche de poste en annexe au contrat :
- Si vos fiches de postes ont été ajoutées dans la structure du site sur chacune des fonctions, alors cliquer sur Fichier Standard
- Sinon, cliquez sur Fichier additionnel pour insérer le fichier depuis votre ordinateur.
N'hésitez pas à consulter la vidéo relative au paramétrage des fiches de poste via l'espace client qui vous présente l'accessibilité aux fiches de postes et à leur modification.
Etape 3 :
Renseignez les dates de début et de fin de contrat (sauf CDI), l’horaire contractuel semaine, et l’heure de début. La période d’essai est calculée automatiquement par le système, selon le poste, son niveau, et votre convention collective. La période d’essai peut être désactivée également. Si le contrat est destiné à un poste au forfait jour, activez Horaire au forfait.
Etape 4 :
Le salaire calculé par le système correspond au minimum du poste selon votre convention collective. Vous avez la main pour modifier celui-ci. Le contrat est terminé, vous pouvez à présent cliquez sur Valider afin de soumettre à validation finale ce contrat.
Valider la création d'un contrat
Après relecture des données saisies, voici comment procéder pour valider le contrat :
- Cliquez sur Valider le contrat : OUI
- Générer les documents : si OUI voici les formalités déclaratives menées automatiquement par le système :
- Envoi de la DPAE
- Envoi de la demande de visite médicale auprès de votre service de santé
- Si collaborateur étranger : demande de vérification de l’autorisation de travail auprès de la préfecture
- Joignez le bulletin d’affiliation mutuelle ainsi que la dispense (si option Mutuelle) afin que le collaborateur remplisse son dossier de mutuelle et signe les éléments électroniquement avec son contrat. Vous pouvez également joindre le document RGPD si celui-ci a été paramétré dans notre système.
Le système vous propose de renvoyer les identifiants ou d’alerter par mail ou SMS vos collaborateurs lors de la validation du contrat. Voici leurs utilités :
- Envoyer les identifiants à l’employé(e) : Envoi d’un nouveau mot de passe provisoire. A activer seulement si le collaborateur à oublier ses identifiants.
- Informer l’employé(e) par e-mail ou SMS : Alerte qu’un contrat est validé. Pas nécessaire si vous demandé la signature électronique ensuite, car une alerte va également être envoyée.
Demander la signature électronique du contrat
Pour demander la signature électronique du contrat, cliquez sur Demander la signature. Une alerte automatique est envoyée par e-mail à votre collaborateur. Il recevra également une alerte par jour, jusqu’à la signature de son contrat.
Les contrats en attente de signature sont signalés dans votre Dashboard sur le bouton Documents non signés. N’hésitez pas à appliquer des filtres pour affiner vos recherches par types de documents non signés.