Gestion des accès
La création d’un profil utilisateur n’est possible que par un profil "Administrateur Niveau 1."
Renseignement de la fiche utilisateur
- Allez dans le Menu à gauche, puis cliquez sur Paramètres puis Gestion des accès. Vous accédez à la liste des utilisateurs existants. En haut à droite, vous disposez d’un bouton Ajouter un utilisateur
Lors de la création d’un profil utilisateur, un message indiquant que l’adresse mail déjà utilisée peut s’afficher. Il est possible que le compte d’un ancien utilisateur soit désactivé, pensez à vérifier dans Control. Vous pourrez les réactiver depuis votre espace
- Renseignez les informations demandées (Obligation d’indiquer le numéro de téléphone de l’utilisateur) Activez la coche «Actif ?» afin que le profil puisse être utilisé dès à présent par l’utilisateur
- S’il s’agit d’un profil utilisé par un signataire légal de l’entreprise, son paraphe et sa signature sont nécessaire
- Dès lors que cette première étape sera validée, l’utilisateur recevra un e-mail sur l’adresse renseignée, contenant ses identifiants de connexion.
Ouverture des accès
L’ouverture des accès est une étape importante. Elle définira précisément à quels services le nouvel utilisateur aura accès, ainsi que sa visibilité sur les documents des collaborateurs.
Si la sélection des accès ci-dessous n’est pas faite, le profil utilisateur ne fonctionnera pas.
Valider toujours chaque étape une par une :
- La politique des accès
- La politique d’accès aux catégories de l’archivage
Planning
Dans ce module, vous avez accès à différents paramétrages des fonctionnalités dans Silae RH Suite. Ces paramétrages sont essentiels pour le bon fonctionnement des compteurs.
- Compteurs : Appliquez les paramétrages correspondants aux dispositions de votre société ou votre client (jours ouvrés/ouvrables, temps de pause, etc.)
- Jours fériés : Définir les 6 jours fériés garantis (Convention H.C.R) chaque année.
- Absences : Déterminez les shifts d’absence utilisables par les salariés et les managers depuis leur espace ou le planning.
- Heures de nuit : ce sont les heures de début et de fin qui doivent être indiquées. Exemple : mon amplitude de tarification majorée pour la nuit démarre à 22h et se termine à 7h.
- Tri des ressources : Ordonner les ressources actives dans le planning.
- Services : Plus de précisions sur la prochaine page.
- Autre : Paramétrez les notifications générées par le planning.
Paramétrages des shifts du planning
Le paramétrage des shifts du planning est essentiel pour une utilisation structurée et rapide de celui-ci.
Le planning Silae RH Suite se calque totalement sur votre organisation, vos horaires et vos habitudes de travail. Voici comment paramétrer les shifts, par service :
Chemin d’accès
- Dans le Menu, allez dans Paramètres puis Planning comme ci-dessous :
- Allez ensuite dans la Section > Services puis sélectionnez le service sur lequel vous souhaitez paramétrer les shifts :
Avant d’entamer la configuration des shifts, le logiciel vous interrogera sur les temps de pauses et d’habillage :
- Est-ce qu’il y a un temps de pause commun à tout le service ? Si oui, veuillez le paramétrer ci-dessous. Si ce temps de pause diffère entre les collaborateurs du même service, alors il pourra être paramétré directement sur le shift.
- Avez-vous un temps d’habillage à paramétrer sur le service ? Si oui, cochez la case puis indiquez le temps.
Configuration des évènements
- Aller sur la Section > Service : Configuration des évènements (shifts) comme ci-dessous:
La configuration des évènements permet de personnaliser les shifts du planning et créer des repères visuels afin de faciliter la planification des collaborateurs et la lecture de vos plannings.
Le système permet de personnaliser : le Nom du shift, la couleur de celui-ci, ses horaires et temps de pause, les repas.
Vous avez la main pour personnaliser les shifts souhaités. Pensez à Valider en bas de page, afin de sauvegarder vos modifications :
Paie
En début d’année, vous devez vous rendre dans le module paramètres > Paie afin d'établir votre calendrier de paie.
Celui-ci a pour objectif de borner vos périodes de paie afin qu’elles ne soient pas modifiables par les autres utilisateurs de l’outil, lors de la saisie des variables.
Alertes
Cet onglet vous permet de déterminer des notifications supplémentaires transmises par email lors d’actions menées depuis votre espace.
Vous pourrez indiquer quels utilisateurs reçoivent les notifications et choisir le type de notifications reçues. Ces paramètres sont modifiables à tout moment et peu importe le degré d’habilitation de l’utilisateur.