Planifier des collaborateurs
Planifiez vos équipes, dupliquez les semaines par employé ou groupe d’employés. Mettez en place des récurrences. Travaillez avec des fonctionnalités pensées pour une planification rapide et encadrée.
Présentation des boutons présents sur le planning
Légende :
Site/Division/Service : Il est obligatoire de sélectionner un site, une division et un service pour pouvoir planifier vos collaborateurs
Shifts de travail et d’absences - à «glisser/déposer» sur le planning
Boutons d’aide :
Bouton Vérifier : Alertes réglementaires générées par le système suite à la vérification de votre planification
Bouton Dupliquer : Système de duplication des semaines planifiées sur des dates bornées, pour un ou plusieurs employés
Bouton Suppression : Suppression en masse des shifts planifiés sur dates bornées (possibilité d’annuler la suppression avec le bouton «Restaurer» qui apparaîtra ensuite)
Bouton Trier planning : Personnalisez l’ordre d’affichage des collaborateurs selon vos besoins
Bouton Exporter en PDF : Exportez votre planning en PDF si vous souhaitez l’imprimer
Validation des présences :
Validation évènements (journée) : Validation des horaires réalisés à la journée par les salariés (n’alimente pas les compteurs)
Validation présence (semaine) : Validation des horaires réalisés à la semaine (alimente les compteurs) Publier : Publication du planning - Alerte automatique envoyée aux salariés
Comment planifier un collaborateur et publier son planning
Le planning se rédige toujours par «Service». Il est donc obligatoire de sélectionner un site, une division, et un service pour pouvoir travailler dessus.
Glissez/déposez les shifts de travail (1) et absence (2) sur le planning comme ci-dessous :
Dès lors que vous relâchez le bouton de la souris, la fenêtre ci-dessous s’ouvre.
Dans cette fenêtre, vous pouvez modifier les horaires, mettre en place des répétitions, ajouter une note, une pause, etc.
Un décompte d’heures apparaît à en dessous de chaque collaborateur, afin de savoir s’il est trop, ou pas assez planifié. N’hésitez pas à vous aider de ce décompte pour organiser votre planning :
Différentes vues vous aideront à anticiper vos planifications : jour, semaine, mois, absences, jours fériés :
Nous recommandons de vérifier la saisie de votre planning grâce au bouton «vérifier».
Des alertes réglementaires vous rappelleront la bonne saisie du planning. Voici la liste des alertes bloquantes :
- Il reste des jours sans événement planifié
- Plus de 6 jours consécutifs ont été planifiés à partir du xx/xx/2022
- Il n’y a pas de repos planifié
- Plus de 48h sont planifiées sur la semaine
- «Moins de 3h sont planifiées sur les jours suivants : xx/xx/2022»
- «Temps repos minimum non respecté entre les événements suivants : xx/xx/2022 23:00:00 xx/xx/2022 07:00:00»
- Plus de 6h consécutives sont planifiées sans pause pour les jours suivants : 20 Minutes
Lorsque le planning est vérifié, vous pouvez le publier afin de le partager avec les salariés :
Les salariés recevront une alerte de publication du planning et pourront consulter celui-ci depuis leurs espaces.
Désactiver / réactiver le planning d’un collaborateur
Le planning d’un collaborateur peut être désactivé et réactivé, selon vos besoins.
Recherchez votre collaborateur dans la liste des ressources, puis cliquez sur le bouton «Actions». Vous pouvez Désactiver le planning, ou Activer celui-ci comme ci-dessous :
A savoir :
Lorsque vous désactivez le planning d’un collaborateur, celui-ci n’apparaît plus sur vos plannings.
Il ne verra pas non plus le sien depuis son espace personnel et ne recevra plus d’alerte de publication.
Validation présences (journée/semaine)
La validation des présences est une étape obligatoire pour la bonne alimentation des compteurs ainsi que la remontée des informations en paie. La validation des présences se fait en 3 temps.
Déclaration des horaires réalisés - Par le salarié
Les salariés doivent se rendre chaque jour sur leur espace Rhsuite.com, afin de déclarer le temps de travail effectué sur leur journée.
Voici comment un collaborateur déclare ses heures depuis son espace :
- Pour valider les journées sur lesquelles aucun changement n’a eu lieu sur ses horaires prévus :
- Il clique directement sur la coche verte comme ci-dessous.
- Si des changements ont eu lieu sur ses horaires initialement prévus, il déclare ceux-ci :
- Il clique sur l’œil bleu comme ci-dessous :
-
- Puis renseigne les horaires effectués comme ci-dessous :
Le salarié a la possibilité de laisser un commentaire pour son manager (exemple : retard bus).
Validation des déclarations d’heures des salariés - à la journée - Par le responsable métier
La validation à la journée permet de valider ce qui a été déclarer chaque jour par les salariés. Et de guider le directeur dans la validation finale (validation semaine)
- Chaque jour, vous devez valider les présences de la journée passée (J-1)
- Vous pouvez procéder aux modifications d’heures si besoin
- Les journées validées apparaissent hachurées sur le planning comme ci-dessous :
- La validation journée n’a pas d’impact sur les compteurs du salarié
Validation des déclarations d’heures des salariés - semaine - Par le directeur
La validation des présences semaine, permet de valider totalement une semaine afin d’alimenter les compteurs du salarié, et faire remonter les informations en paie.
- Chaque semaine (tous les lundis), je valide les présences de la semaine passée
- Je procède aux modifications si besoin, et constate la bonne alimentation des compteurs
- Les semaines validées apparaissent en vert, comme ci-dessous :