Inviter ou ajouter une ressource
L’intégration de vos collaborateurs à Silæ RH Suite peut se faire de deux façons différentes :
- Inviter le collaborateur à s’inscrire via une invitation par e-mail ou SMS générée depuis le système
- Ajouter le collaborateur en l’inscrivant vous-même
Envoyer une invitation d’inscription par e-mail ou SMS depuis le système
L’envoi d’une invitation d’inscription se fait depuis les raccourcis proposés par l’outil. Cliquez sur Raccourcis > Inviter une ressource :
Deux types d’invitations par e-mail peuvent être envoyées :
- Invitation standard : renseignez simplement l’adresse mail ou le numéro de téléphone du futur collaborateur.
- Invitation personnalisée (recommandée) : renseignez les différents champs proposés puis l’adresse mail ou le numéro de téléphone du futur collaborateur. Les champs supplémentaires de l’invitation personnalisée pré-rempliront l’inscription du collaborateur lorsqu’il complétera son formulaire d’inscription.
Lorsque le collaborateur se sera inscrit, une alerte vous sera envoyée.
Il vous faudra vérifier et valider sa fiche ressource, pour pouvoir créer un nouveau contrat.
Vérification et validation de la fiche ressource :
Depuis le Dashboard, cliquez sur l’étiquette «ressources à valider» comme ci-dessous :
Cliquez sur le bouton «Action», puis sur «Fiche Profil».
Parcourez l’ensemble des informations saisies par le collaborateur. Si celles-ci vous conviennent, vous pouvez alors valider la ressource comme ci-dessous :
Avant la validation de la ressource, veuillez vérifier systématiquement que les éléments ci-dessous soient fournis (format JPEG ou PDF) :
- Pièce d’identité Recto/Verso
- Attestation CPAM
- RIB (au Nom du collaborateur)
- Adresse e-mail personnelle
Inscrire un collaborateur
L’inscription d’une ressource peut se faire depuis les raccourcis proposés par l’outil comme ci-dessous, ou depuis la liste des ressources.
L’inscription se déroule en quatre étapes :
- Informations générales
- Informations personnelles
- Informations complémentaires
- Fichiers complémentaires
Informations importantes :
• Les champs mentionnés par une «*» sont obligatoires
• Les 10 premiers chiffres du numéro de sécurité sociale sont pré-remplis suivant les champs renseignés auparavant. Vous devez donc renseigner les 3 chiffres suivants. La clé se calculera également automatiquement.
• L’adresse e-mail doit impérativement être renseignée afin que le collaborateur puisse recevoir ses identifiants
• À l’étape 4, dans le cas ou les pièces obligatoires ne sont pas enregistrées, un mail de relance sera envoyé au salarié afin qu’il ajoute ses pièces depuis son espace.
• A la fin, lorsque vous validez la ressource, votre collaborateur reçoit instantanément ses identifiants de connexion afin d’accéder à son espace.
Renvoi des identifiants
Je suis manager, je dois renvoyer les identifiants à un salarié, comment faire ?
- Aller dans la liste des ressources, recherchez le collaborateur, puis cliquez sur le bouton «Actions»
- Choisissez de renvoyer les identifiants par e-mail ou SMS
Pensez à vérifier que l’e-mail ou le numéro de téléphone de la ressource sont corrects.
Le support Silae n’a pas connaissance des identifiants, aussi, nous ne pouvons pas prendre en charge les demandes de renvoi.
Vue - Renvoi des identifiants depuis votre Smartphone :
Ajouter ou supprimer un document
Il est possible de partager des documents avec vos collaborateurs directement depuis l’outil.
L’ajout et la suppression de documents sur une fiche ressource, se fait depuis la liste des ressources.
Les documents ajoutés sont classés par catégories, ce qui simplifie les recherches pour vous et vos collaborateurs.
Ajouter un document sur une ressource
- Recherchez votre collaborateur dans la liste des ressources, puis entrez sur sa fiche
- Dans la partie «Documents», cliquez sur «Ajouter un document» (1)
- Renseignez les champs (2, 3, 4) comme ci-dessous selon le type de document, téléchargez le fichier (5), puis «Valider»
- Si certains documents ne sont pas classés, vous pourrez les déplacer dans les dossiers souhaités ultérieurement.
Supprimer un document sur une ressource
Pour supprimer un document sur une ressource, recherchez votre collaborateur dans la liste des ressources puis cliquez sur Actions > Modifier
Allez dans les documents puis cliquer sur «Actions > supprimer» comme ci-dessous :